Onregelmatigheden

Wat bij vaststelling van onregelmatigheden met betrekking tot de

inhoudelijke gegevens in een adoptiedossier?

Het kan gebeuren dat tijdens een rootsbegeleidingstraject of naar aanleiding van een dossierinzage of van zoekwerk in het geboorteland dat plaatsvindt in het kader van een rootsvraag een bepaalde onregelmatigheid naar boven komt wat betreft de inhoud en/of de gegevens opgenomen in een adoptiedossier. Met andere woorden, dat bepaalde gegevens in een adoptiedossier afwijken van of niet stroken met recentere bevindingen. We spreken dan van een onregelmatigheid. Ook kan het gebeuren dat ons een onregelmatigheid of het vermoeden ervan gemeld wordt.

Wanneer een onregelmatigheid in een welbepaald dossier vernomen of vastgesteld wordt, dan wordt dit intern steeds opgevolgd: we willen hier open en duidelijk over communiceren.
Wanneer we de melding ontvangen van een (mogelijke) onregelmatigheid, dan wordt dit geregistreerd in het adoptiedossier. De gegevens van de aanmelder alsook de situatie en/of de inhoud van de melding wordt beschreven. Van wie komt deze info, welke acties werden reeds ondernomen of van onze kant verwacht?

Onze organisatie bespreekt deze melding intern. We trachten bij de betrokken instanties na te gaan hoe de onregelmatigheid kan verklaard worden. Hiervoor contacteren we de contactpersoon of wettelijke vertegenwoordiger, de centrale autoriteit van het herkomstland (volgens de voorziene regelgeving). Indien de regelgeving van het herkomstland voorziet dat dit door de geadopteerde zelf dient te worden opgenomen, dan is er een aanbod van begeleiding en voorzien we in de nodige assistentie.

De rechtstreeks betrokkene of de aanmelder ontvangt toelichting van zodra het checken resultaten oplevert. Indien echter het resultaat na checken uitblijft, zal deze info aan de betrokkene(n) worden meegedeeld. Er wordt inzicht gegeven in hoe de onregelmatigheid gemeld zal worden aan VCA, de Centrale Autoriteit inzake Adoptie, en welke eventuele hulp deze laatste kan aanbieden of inroepen.

Adoptieouders (bij minderjarigen) en/of de meerderjarige geadopteerde ontvangen steeds toelichting vooraleer (nieuwe) informatie hieromtrent wordt gemeld of overgemaakt aan VCA.